Te invito a que leamos juntos: “UNA GUÍA PARA LA ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO”, editado por el Grupo Editorial Norma en Septiembre de 1992. Escrita por: Ross A. Webber, y traducida al español, por Manuel Ravassa Garcés. Edición económica. Una obra conformada por doce capítulos, condensados en 195 páginas.

El prefacio de la obra comienza con una cita de Benjamín Franklin, para dramatizar la importancia del tiempo y relacionarla con la medida más común del valor: “El tiempo es dinero”. Luego continúa diciéndonos que la mayoría de las personas cambian su tiempo por un salario necesario para sobrevivir. Después va más allá, diciéndonos que el tiempo es la vida misma, ya que el hombre (y la mujer), desean administrar su tiempo para llevar a cabo sus aspiraciones más sublimes.

Esta guía divide al tiempo en dos partes.

Primero, el tiempo a corto plazo, donde se examinan varias formas de administrar el horario de trabajo a corto plazo , se describen listas, diarios, bitácoras y planes de distribución del tiempo, se presentan tácticas para evitar la zozobra en momentos de emergencia, aumentar el tiempo discrecional, o tiempo que puede ser controlado por el individuo, llamado también tiempo controlable, tiempo auto-impuesto, o disponible, y también se orienta a cómo luchar contra la morosidad. 

Es una guía para lograr la formación de gerentes más eficientes. Habla del predominio de la importancia de la eficacia sobre la eficiencia. La meta: que debe ser el logro de los objetivos, no simplemente estar ocupados. Nos indica también que las personas que más desperdician su tiempo derivan menos en el uso inadecuado de su horario, que del ejercicio de su autoridad, la delegación ineficaz y la pasividad hacia sus carreras.

Segundo: el tiempo a largo plazo, donde se analizan aspectos como: la delegación más clara de labores, cómo combatir las presiones derivadas del cargo, la definición de metas y los retos personales.

Según el autor, el contenido de ésta “guía para la administración del tiempo”, se desarrolló a lo largo de cinco años de dirigir seminarios para ejecutivos en la Universidad de Pennsylvania.

La primera parte del libro, está dividida en siete capítulos.

En su primer capítulo, nos habla de lo que significa el tiempo para cada lector, y nos dice que “el tiempo no tiene el mismo significado para todo el mundo”.

El segundo capítulo ubica al presente como “un tirano” para los gerentes, ya que las exigencias del cargo dan poco tiempo para leer y pensar, y los obliga a concentrarse en lecturas técnicas y de carácter económico, a perder la noción de quienes son y cuáles son sus creencias, a perder contacto con sus valores y aspiraciones, y a no enfrentar nunca el futuro. 

Nos hace una reseña del mal entendido “principio de Laurence Peter”, según el cual todo cargo gerencial dentro de una organización jerárquica es eventualmente ocupado por un incompetente, porque los gerentes son ascendidos hasta su nivel de incompetencia; a pesar de que las personas crecen, a medida que escalan posiciones. Como gerente público, no comparto éste principio, pero es necesario hacerle mención. Otros aspectos importantes tratados en éste capítulo son: el miedo a la ambiguedad, a perder el control, y la atención excesiva a los detalles.

En su capítulo tercero, nos hace mención de uno de los esquemas más antiguos escrito sobre el manejo del tiempo, en éste caso, el de un consultor gerencial llamado Ivy Lee, que data de unos setenta años, explicado en base a la elaboración de una lista que debe hacerse todas las noches, donde aparezcan seis actividades importantes para realizar al día siguiente, en orden prioritario. Todas las mañanas, comenzar con la número uno, hasta finalizarla, y luego, comenzar con la número dos, hasta cumplirla, y así sucesivamente. Al final del día, romper la lista, y comenzar a elaborar una nueva lista.

Además del esquema de Ivy Lee, está la regla 80-20 de Edwin Bliss, relacionada con una lista de diez cosas por hacer, pero centrada en cumplir; prioritariamente, las dos primeras. Luego, el autor nos induce a realizar listas con fines determinados.

En el cuarto capítulo, nos enseña cómo llevar diarios y bitácoras.

Luego, en un quinto capítulo, nos dice cómo expandir el tiempo discrecional, y nos da algunas “salidas”, como el aislamiento, lo que significa “el manejo del maletín”, (aunque hoy en día fué sustituido por la computadora).

El capítulo sexto nos habla de la lucha contra la procrastinación, o el hábito de postergar actividades o situaciones que deben atenderse, sustituyéndolas por otras situaciones más irrelevantes y agradables. Este capítulo es muy importante, porque refleja a una gran cantidad de personajes a nivel de las empresas; sobre todo, aquellas dedicadas a la atención del público en general.

El séptimo capítulo, nos habla acerca del tiempo unido a objetivos: la fijación de las metas específicas, de las prioridades, de las metas menos mensurables o sujetas a medición.

En su segunda parte: la administración del tiempo a largo plazo, vamos a encontrar los capítulos siguientes:

Capítulo octavo: de cómo esclaviza el pasado. Este capítulo comienza con una cita del Señor: Henry Ford “toda la historia es pura faramalla”, o lo que es lo mismo: que a los gerentes les preocupa el futuro, no el pasado. Sus pensamientos deben centrarse en las condiciones futuras, sucesos y utilidades futuras. “Aferrarse a patrones del pasado es una de las mayores fuentes de despilfarro del tiempo”. También nos enfoca en la resistencia al cambio, la satisfacción del presente y la aceptación de la propia ignorancia.

En un noveno capítulo, nos invita a delegar más claramente. Nos habla de la delegación de poder, la falta de delegación, la pseudodelegación, la delegación en asistentes, la consulta obligatoria, la autoridad funcional, las relaciones ineficaces entre línea y asesores, el punto de vista de la gerencia en línea, y del personal asesor.

El décimo capítulo, está dedicado al manejo de las tensiones del cargo.

El capítulo onceavo nos da unas tácticas para sobrevivir.

El décimo segundo y último capítulo, nos habla de el tiempo y el éxito.

Cierra el contenido, una espeluznante pero cierta conclusión que todos debemos tomar en cuenta. Un relato acerca del padre del autor, quien duró treinta años como gerente de una empresa de radio y televisión, y que al pasar a la jubilación, había perdido todo interés por el tiempo. Por esa razón, el autor nos enseña que: “el tiempo es mucho más que el dinero: es la sustancia de la vida”; a lo que yo agregaría que: “perder el tiempo, es perder la sustancia de la vida”… es simplemente: “perder la vida”.

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